Trudno jest znaleźć przedsiębiorstwo, które nie korzystałoby w pewnym stopniu z digitalizacji dokumentów. Dziś nikogo nie trzeba przekonywać do tego, że elektroniczny format zapisu jest po prostu wygodny – pozwala na szybkie udostępnianie treści, wspólną pracą wielu pracowników na jednym dokumencie oraz bezproblemową pracę zdalną. Współczesne przedsiębiorstwa zajmujące się szeroko pojętym zarządzaniem dokumentacją, starają się dostarczyć swoim klientom rozwiązania, które będą odpowiedzią na potrzeby nowoczesnych, zaawansowanych technologicznie firm. Jedną z takich usług jest cyfrowa kancelaria.
Dla kogo przeznaczona jest cyfrowa kancelaria?
Przedsiębiorstwa, niezależnie od branży, w której działają, coraz intensywniej digitalizują swoją dokumentację, czyli dokonują transformacji z wersji analogowej do wersji elektronicznej. Bez problemu znaleźć można usługodawców, którzy dzięki nowoczesnej infrastrukturze są w stanie przeprowadzić takie działania szybko, sprawnie i jednocześnie na masową skalę. Cyfrowa kancelaria to usługa, która ma wiele wspólnego z usługą digitalizacji dokumentów, ale jest bardziej skoncentrowana na korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Takie rozwiązanie sprawdzi się w każdej firmie, której zależy na usprawnieniu procesów i zwiększeniu efektywności działania. Chociaż w obecnych warunkach wiele kwestii można załatwić przez internet „na odległość”, nadal niektóre pisma wysyłamy sobie tradycyjnym sposobem – pocztą, kurierem itp. W większych firmach właściwie codziennie można spotkać się z taką tradycyjną korespondencją. Wyzwaniem staje się zapanowanie nad tą ilością danych, a więc:
- przeprowadzenie digitalizacji
- zadbanie o automatyzację procesu klasyfikacji
- zatroszczenie się o dystrybucję dokumentacji nadesłanej.
Co z dokumentacją elektroniczną?
Specjaliści, prowadzący cyfrową kancelarię zajmują się nie tylko tradycyjnymi pismami. Takie przedsiębiorstwa jak Rhenus Data PL dbają również o przetwarzanie korespondencji elektronicznej. Dopiero zadbanie o te dwa rodzaje strumieni – nadchodzących i wychodzących treści – pozwala usprawnić obieg dokumentów.
Nawet przedsiębiorcy prowadzący niewielką firmę, świetnie zdają sobie sprawę, że wystarczy chociaż na chwilę zaniedbać kwestie organizacyjne, związane z korespondencją (klasyfikacja i segregacja), żeby wkrótce zapanował chaos. W większych przedsiębiorstwach takie negatywne konsekwencje zaniedbań można odczuć znacznie szybciej. Zdecydowanie nie warto zwlekać z poszukiwaniem pomocy na tym polu. Optymalizacja procesu kancelaryjnego to bowiem nie tylko zwiększona skuteczność firmy, ale też zredukowanie kosztów. Warto także prowadzić w firmie cyfrową rejestrację korespondencji.
Wybierając firmę, zajmującą się taką usługą, warto zwrócić uwagę na jej dotychczasowe doświadczenie. Często to właśnie dłuższe istnienie na rynku sprawia, że przedsiębiorstwo docenia wagę znajomości aktualnych standardów w tej dziedzinie. Istotna jest również elastyczność, bo to ona pozwoli nam wybrać, czy preferujemy realizację usługi w modeli on-site (a więc w naszej siedzibie), czy off-site.
Tekst zewnętrzny, artykuł sponsorowany